אנו עובדי אגף _____, בהיותנו אגף שמטרתו הענקת שירותי _____, מתחייבים:
1. להעניק את שירותי האגף ללקוחותיו בצורה מקצועית, אמינה, מהירה, ובאדיבות, הגינות וסובלנות, תוך הקפדה על זכויותיו של מקבל השרות.
2. לספק את השירותים המפורטים בסל השירותים של אגף ______ ושל כל אחת ממחלקותיו כפי מצורפים לאמנה זו
3. לעמוד במחויבויות ובלוחות הזמנים המפורטים בהמשך.
4. לשאוף לשיפור תמידי ברמת השירות הניתן על ידינו.
5. הגדרות:
מנהלת חשבונות - עובד אגף , שבתוקף תפקידה אחראית על קליטת חשבוניות אל מקבל השירות -
מערכות אביב - מערכות הנהלת חשבונות
6. הפניה לשירות:
• הפניה לשירות תהיה עפ"י האוכלוסיה אליה שייך הפונה: ( מנהלת מעון, יו"ר סניף )
• הפניה לקבלת שירות והטיפול בה יתבצעו עפ"י נוהל טיפול בפניות.
• ראה הכתובות לפניה אל גורמי השירות.
לקוחות האגף
יעד אגף הכספים ופעילותיו
סל שירותים
התחייבויות:
השירות |
|
התחייבות |
קבלת קהל |
|
בימי א'-ה' כל מחלקה באגף על פי
מדור שכר א עד ה בין השעות 14:00 עד 16:00, או על פי זימון מענה למייל
מדור מעונות א עד ה בין השעות 14:00 עד 16:00 או על פפי זימון
מחלקת תקציב ובקרה א עד ה בין השעות 9:00 ועד השעה 15:00
מדור קופה א עד ה בין השעות 8:00 ועד 14:00 |
מענה לפניות בכתב |
|
תוך 48 שעות מעת קבלה תגובה |
דוחות ביצוע |
|
אחת לרבעון תוך... |
מאזן כספי |
|
עד ה- |
דוחות להנהלה |
|
תוך _______ מקבלת הבקשה |
הדרכה |
|
לפי תיאום מראש |
בקשה לפגישות עם מנהלת האגף |
|
תיאום עם מזכירת האגף |
בקשה לדוחות |
|
|
יעד אגף הכספים ופעילותיו
מחלקות השירות
• מחלקת תקציבים ובקרה -
• מדור שכר
• מדור ספקים
• מדור הנהלת חשבונות מעונות
• מדור הנהלת חשבונות סניפים
• מדור הנהלת חשבונות בתי ספר
• מדור קבלנים
• מודר קופה ובנקים
רשימת לקוחות
1. אגף לגיל הרך
1.1. מנהלות מעון על פי סל השירותים של האגף
1.2. מחלקת גביה מעונות
1.3. צוות מטה
2. ויצו ישראל
2.1. עבודות סניפים
2.2. צוות מטה ויצו ישראל
2.3. יו"ר סניפים
3. אגף לחינוך
3.1. מנהלות/י חשבונות בכפרי הנוער
3.2. מנהלנים
3.3. מנהלי כפרים
4. אגף למשאבי אנוש
5. אגף בנינים
6. אגף נכסים
7. הנהלה
סל שירותי מנהלת מעון
מנהלות מעון
מחלקת השירות |
סוג השירות |
זמן ביצוע |
הערות |
מדור הנהלת חשבונות מעונות
|
קליטת חשבונית |
10 ימי עבודה מרגע הגעת החשבונית למטה |
בסוף שנת כספים ינואר פברואר נקלטות חשבוניות של זנת כספים קודמת ולכן משך הזמן יתארך עד כדי חודש |
הדרכה- אישית |
אישית – תיאום מראש עם קוני מנהלת מדור מעונות- תוך שבוע מיום הבקשה |
|
בירורים - תשובה לשאלות במייל |
תוך 48 שעות מקבלת המייל |
|
טלפונית |
כל יום החל מהשעה 15:00 לפי זמינות |
|
התאמת בנקים |
בסוף החודש העוקב. מחייבת היענות תוך 48 שעות של מנהלת המעון לכל פניה ובירור של מנהלת חשבונות. |
לאחר סגירת בנקים יוחלף בהתאמת ובקרת שוברים |
מדור קופה
|
קליטת צקים דחויים |
תוך 48 שעות מעת קבלת הצק בויצו |
|
קבלת מזומן והפקת קבלות |
כל יום בין השעות 08:00 - 15:00 |
|
מדור שכר |
בירורים לגבי שכר עובדות |
לפי מועדי קבלת קהל מענה למייל תוך 48 שעות מקבלת המייל |
למעט ימי עיבוד השכר אין קבלת קהל ואין מענה לבירורים |